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TERMES DE REFERENCES

Assistant polyvalent

  • Organisation : WeWorld – Groupe de Volontariat Civil Burundi (WWGVC)
  • Poste : Assistant polyvalent
  • Lieu de travail : Bujumbura
  • Lien hiérarchique direct : Chef de projet Twivuze Twese

 

I – Description générale de WWGVC au Burundi

WWGVC est présent au Burundi depuis 1995 et est actuellement actif dans 14 des 18 provinces du pays. Au cours de ces 25 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (UNICEF, PAM, Ambassade des Pays Bas, Union européenne, Coopération monégasque), WWGVC a réalisé des actions dans le secteur de la santé, nutrition, sécurité alimentaire ou encore EHA.

II – Description générale du projet

Le projet TWIVUZE TWESE vise à promouvoir la résilience du système de santé communautaire en renforçant l’action des comités de santé et des groupes d’agents de santé communautaire, ainsi que les mécanismes complémentaires de protection financière pour les coûts liés à la santé, y compris les mutuelles de santé communautaires.

Plus spécifiquement, le projet vise à :

– Renforcer les comités de santé et les groupements d’agents de santé communautaire dans la gestion administrative et financière des centres de santé, ainsi que dans la gestion financière des activités d’épargne et de crédit et la mutualisation des risques sanitaires

– Appuyer la révision des politiques et stratégies de financement communautaire et leur mise en œuvre dans les provinces, ainsi que la mobilisation de la communauté pour adhérer massivement au mouvement mutualiste

– Mettre en place un système d’autofinancement durable, efficace et performant pour répondre aux besoins de fonctionnement des comités de santé.

III – Objectifs et responsabilités du poste

L’Assistant polyvalent appuie le Chef de projet dans les aspects de gestion administrative et programmatique du projet. Il a comme tâches principales :

Appui support (logistique, finance, RH) :

  • Assurer l’accueil physique des pièces justificatives, administratives et financières du projet (factures location de salle, restauration et autres vérifications liées à la justification des MAD et du système mobile banking, etc.), les vérifier en garantissant la cohérence et la qualité des pièces, la présence d’une documentation exhaustive, les imputations budgétaires et assurer le bon archivage de ces derniers ;
  • Transférer les informations budgétaires des activités pour tous les paiements (mise à disposition, paiements fournisseurs) et faire le suivi, en lien avec le département administration ;
  • Faciliter la préparation des rapports financiers mensuels ;
  • Faire le suivi budgétaire mensuel pour détecter les écarts et alerter le Chef de Projet en cas de problème ;
  • Vérifier les justificatifs comptables et financiers en suivant les lignes guide de l’organisation ;
  • En collaboration avec le Chef de Projet, préparer et vérifier les DA et DP ;
  • Vérifier la présence physique, après la clôture comptable, de tous les documents enregistrés ;
  • Assurer le classement de tous les documents du projet ;
  • Collaborer avec le Chef de projet pour la mise à jour de la planification financière du projet en respectant les échéances internes ;
  • S’assurer, en collaboration avec le Gestionnaire de stocks, de la traçabilité du matériel acquis dans le cadre du projet ;
  • Appuyer l’équipe du projet dans l’organisation des évènements sur terrain et s’assurer de la complétude de la documentation nécessaire pour chaque activité réalisée (devis formateurs, listes de présence, fiches de paiement des frais, etc.).

Appui programmatique :

  • Appuyer le Chef de projet dans la planification des activités du projet et dans la rédaction du programme hebdomadaire ;
  • Appuyer, quand nécessaire, la rédaction des rapports d’activités terrain, en lien avec les Superviseurs ;
  • Appuyer, quand nécessaire, les Superviseurs dans la saisie des données de terrain ;
  • Appuyer l’équipe terrain dans l’organisation des ateliers, réunions et évènements du projet ;
  • Rédiger les PV de réunions, des ateliers, des séminaires organisés dans le cadre du projet
  • Accomplir toute autre tâche demandée par le Chef direct ou son N+1 selon le délai convenu.

Exécuter toute autre tâche de sa compétence, non spécifiée plus haut, qui pourrait lui être demandé par le(s) Responsable(s) hiérarchique(s).

Profil des candidats recherchés :

Education :

Diplôme en gestion administration ou domaine apparenté

Expériences et connaissances :

  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins (5) ans dont 3 dans une ONG Internationale
  • Forte expérience en comptabilité ; suivi de pièces justificatives, administratives et financières
  • Avoir une expérience dans la gestion administrative d’un projet financé par un bailleur international
  • Expériences de travail avec des équipes projets et des services supports (logistiques, administratifs et financiers)
  • Très bonne connaissance du pack office (Word, Excel, Power point) et d’internet ;
  • Bonne connaissance du Kirundi et du Français avec un niveau intermédiaire de l’anglais

Capacités personnelles :

  • Très bonnes capacités organisationnelles ;
  • Adhésion aux principes de WWGVC ;
  • Résultats et sens de la qualité ;
  • Travail d’équipe et coopération ;
  • Capacité à travailler de façon autonome;
  • Discipliné et ordonné
  • Capacité d’analyse et esprit de synthèse ;
  • Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation ;
  • Sens élevé de la responsabilité, rigueur et respect des échéances ;
  • Capacité de communication avec différents services
  • Très bonnes capacités logistiques et organisationnelles.
  • Maitriser du Kirundi et Français (écrit et oral) ;
  • Avoir la capacité à résoudre des problèmes ;
  • Avoir une bonne connaissance de l’utilisation de l’outil informatique en l’occurrence les logiciels Word et Excel.

Modalités de soumission 

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer leur dossier comprenant :

  • Un Curriculum Vitae (maximum 2 pages) incluant les coordonnées de 3 références professionnelles avec numéro de téléphone et email fonctionnels ;
  • La Lettre de motivation (maximum 1 page) adressée à Monsieur le Représentant Légal de WeWorld GVC BURUNDI;
  • La Carte d’Identité Nationale ;
  • Les copies des diplômes certifiés conformes à l’original ;
  • Les attestations de services rendus ;

Les dossiers sont à envoyer dans un seul document pdf au plus tard le 18 octobre 2024

Par courriel électronique à l’adresse email : bi.recrute@gvc.weworld.it

L’objet de votre courriel/email doit contenir le nom et prénom de la personne ainsi que le titre du poste, comme suit : « Poste – Nom et prénom ».

NB :

  • Seules les candidatures présélectionnés seront contactés et passeront a la prochaine étape du processus de sélection.
  • WeWorldGVC ne prends pas de frais à aucune étape de recrutement.